Digitalisierung & Workflow-Automatisierung

Papierloses Büro mit KI-Unterstützung

Transformieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung von manueller Kleinarbeit zu automatisierten Workflows. Mit unserer Kombination aus Paperless-NGX, KI-gestützter Dokumentenerkennung und n8n-Workflow-Automatisierung reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand um bis zu 80%.

Was wir anbieten

📄 Paperless-NGX mit Paperless-AI

Das moderne Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen:

• Automatische OCR-Erkennung – Scannen oder fotografieren, der Rest passiert automatisch
• KI-basierte Klassifizierung – Dokumente werden automatisch erkannt und korrekt abgelegt (Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Kassenbons)
• Smart Tagging – KI vergibt automatisch relevante Schlagwörter für sofortige Auffindbarkeit
• Volltextsuche – Finden Sie jedes Dokument in Sekunden, nicht in Minuten
• DSGVO-konforme Archivierung – Rechtssichere Speicherung mit automatischem Löschmanagement

⚡ n8n Workflow-Automatisierung

Verbinden Sie Ihre Systeme und automatisieren Sie Prozesse:

• E-Mail-Monitoring – Rechnungen aus E-Mails automatisch extrahieren und archivieren
• API-Integrationen – Verbindung zu Ihren bestehenden Systemen (ERP, CRM, Buchhaltung)
• Benachrichtigungen – Automatische Alerts bei wichtigen Dokumenten oder Fristen
• Daten-Workflows – Informationen fließen automatisch zwischen Systemen, ohne manuelle Eingabe

💰 Automatische Belegbuchung & DATEV-Integration

Der direkte Weg vom Kassenbon zur Buchung:

• Kassenbons digital erfassen – Per Smartphone-Foto direkt ins System
• Automatische Betragserkennung – KI liest Betrag, Datum und Händler automatisch aus
• DATEV-Schnittstelle – Belege fließen direkt zu DATEV Unternehmen online oder Ihrem Steuerberater
• Buchhaltungs-Export – Kompatibel mit allen gängigen Buchhaltungsprogrammen
• GoBD-konforme Archivierung – Rechtssicher für die Finanzverwaltung

🤖 Lokale KI oder Cloud – Sie entscheiden

Flexible KI-Infrastruktur nach Ihren Anforderungen:

Mistral AI – Die europäische Alternative zu US-Anbietern:

• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Open-Source-Modelle verfügbar
• Kosteneffizient im Vergleich zu proprietären Lösungen
• Lokale Installation möglich

Konkrete Zeitersparnis für Ihr Unternehmen

Beispielrechnung: Mittelständisches Unternehmen (20 Mitarbeiter)

Ohne Automatisierung:

• 50 Belege/Tag × 5 Minuten = 250 Minuten = ~4 Stunden täglich
• Monatlich: ~85 Stunden reine Dokumentenverwaltung
• Kosten: ~2.500 €/Monat (bei 30 €/Stunde)

Mit unserer Lösung:

• 50 Belege/Tag × 30 Sekunden = 25 Minuten = ~0,5 Stunden täglich
• Monatlich: ~11 Stunden
• Kosten: ~330 €/Monat

💡 Ergebnis: 2.170 € Ersparnis pro Monat – Investition amortisiert sich in wenigen Monaten

Anwendungsfälle

Für Handwerksbetriebe

• Lieferscheine & Rechnungen automatisch erfassen
• Materialbelege direkt an DATEV übermitteln
• Garantieunterlagen zentral archivieren

Für Kita-Träger & Sozialverbände

• Spendenbescheinigungen automatisch verarbeiten
• Förderanträge & Bescheide übersichtlich verwalten
• Personalakten DSGVO-konform digitalisieren

Für Einzelhandel & Gastronomie

• Kassenbons täglich automatisch buchen
• Lieferantenrechnungen ohne Papierstapel verarbeiten
• Inventurlisten per Foto erfassen

Für Beratungsunternehmen

• Projektbezogene Dokumente automatisch zuordnen
• Stundenzettel & Abrechnungen digitalisieren
• Verträge mit KI-gestützter Volltextsuche verwalten

Technische Details

Sicherheit & Compliance

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – Alle Daten sicher geschützt
• Rollenbasierte Zugriffsrechte – Nur autorisierte Personen sehen sensible Dokumente
• Audit-Logging – Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Zugriffe
• Automatische Backups – Kein Datenverlust möglich
• GoBD-konform – Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt

Integrationen

Unsere Lösung verbindet sich nahtlos mit:

• Buchhaltung: DATEV, Lexware, SevDesk, FastBill
• Cloud-Speicher: Nextcloud, ownCloud, SFTP
• Kommunikation: E-Mail, Telegram, Microsoft Teams
• ERP-Systeme: Über REST-API individuell anbindbar

Ihre nächsten Schritte

1. Kostenlosen Workflow-Check vereinbaren

Wir analysieren Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren Optimierungspotenziale.

2. Pilot-Installation

Testen Sie die Lösung mit Ihren echten Daten – risikofrei und unverbindlich.

3. Schulung & Go-Live

Ihre Mitarbeiter lernen das System in wenigen Stunden kennen. Wir begleiten den Start.

Häufige Fragen

Ist meine Daten sicher bei KI-Verarbeitung? Bei lokaler Installation verlassen Ihre Daten niemals Ihr Netzwerk. Bei Cloud-Nutzung setzen wir auf europäische Anbieter wie Mistral mit DSGVO-Konformität.

Wie lange dauert die Einführung? Die Standard-Installation ist innerhalb eines Tages einsatzbereit. Die KI-Trainingsphase für spezifische Dokumententypen dauert typischerweise 1-2 Wochen.

Funktioniert das mit meinem bestehenden Steuerberater? Ja – die DATEV-Schnittstelle ist standardisiert und funktioniert mit allen DATEV-kompatiblen Systemen. Ihr Steuerberater erhält die Belege genau wie gewohnt, nur schneller und vollständiger.

Was kostet die Lösung? Die Kosten hängen von Ihrem Dokumentenvolumen und der gewählten Infrastruktur ab. Ein typisches KMU-Szenario liegt bei 150-400 €/Monat – bei Einsparungen von 2.000+ €.

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